Ce este certificatul constatator
Certificatul constatator este documentul oficial emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) care arată situația la zi a unui profesionist înregistrat în registrul comerțului: societate, PFA, întreprindere individuală sau familială. Practic, e o „fotografie” a firmei la data emiterii, cu datele care figurează în registru în acel moment.
Diferența față de certificatul de înregistrare e importantă. Certificatul de înregistrare se emite o singură dată, la înființare, și atestă că firma există. Certificatul constatator se cere ori de câte ori ai nevoie și arată cum arată firma acum: cine o administrează, unde are sediul, ce activități are autorizate, dacă e activă sau în insolvență.
Ce informații conține
Un certificat constatator de bază cuprinde, în general:
| Categorie | Ce găsești |
|---|---|
| Identificare | Denumirea, forma juridică, numărul de ordine în registrul comerțului, codul unic de înregistrare (CUI), codul EUID |
| Starea firmei | Funcțiune, suspendare temporară a activității, insolvență, dizolvare, radiere |
| Sediu | Adresa sediului social sau profesional |
| Capital și asociați | Capitalul social, asociații sau acționarii, cota de participare |
| Conducere | Administratorii, reprezentanții legali și puterile lor |
| Activități | Activitatea principală și activitățile secundare, cu codurile CAEN |
| Sedii secundare | Puncte de lucru, sucursale, cu activitățile desfășurate la fiecare |
Conținutul exact diferă după tipul de certificat ales. Unele variante includ date suplimentare, cum sunt indicatorii financiari din ultimele situații financiare depuse.
Tipurile de certificat constatator
Pe baza specimenelor publicate de ONRC, principalele variante sunt următoarele:
| Tip | Ce conține în plus | Când îl ceri |
|---|---|---|
| Certificat constatator de bază | Situația la zi a firmei: identificare, sediu, conducere, asociați, activități, stare | Bănci, notari, leasing, instanțe, relații cu partenerii, dosare administrative |
| Certificat constatator pentru fonduri IMM | Date necesare pentru încadrarea ca IMM, inclusiv informații despre asociați și capital | Dosare de finanțare nerambursabilă, programe guvernamentale pentru IMM-uri |
| Certificat constatator pentru insolvență | Mențiunile legate de procedura insolvenței și date financiare | Proceduri de insolvență, licitații, instanță |
Dacă instituția nu precizează tipul, aproape întotdeauna e vorba de certificatul constatator de bază. Când ai dubii, întreabă înainte: un certificat de alt tip înseamnă o nouă cerere și o nouă plată.
Separat de certificatele constatatoare, registrul comerțului oferă și rapoarte de informații, inclusiv istoricul modificărilor firmei. Acestea sunt utile pentru verificări de tip due diligence, dar nu înlocuiesc certificatul constatator atunci când o instituție îl cere explicit.
Cât costă
Tariful oficial pentru eliberarea unui certificat constatator de la registrul comerțului este de 30 de lei, în vigoare din martie 2024. Suma e aceeași indiferent dacă îl ceri online sau la ghișeu. Tariful de 45 de lei, pe care îl mai găsești citat în unele ghiduri, e cel vechi, din 2018.
Pe internet există și platforme private care îți procură certificatul contra unei sume mai mari, fiindcă adaugă propriul comision de intermediere. Documentul final e tot cel emis de ONRC. Diferența de preț plătește doar comoditatea serviciului.
Cum obții certificatul constatator online, pas cu pas
Canalul oficial este portalul de servicii online al ONRC, myportal.onrc.ro, prin serviciul InfoCert.
- Creează-ți un cont pe portal, cu o adresă de e-mail validă, și confirmă înregistrarea.
- Caută firma după CUI, după numărul de ordine din registru sau după denumire. Căutarea după CUI e cea mai sigură, fiindcă denumirile pot fi asemănătoare.
- Alege tipul de document: certificat constatator de bază sau varianta cerută de instituția care îl solicită.
- Plătește online cu cardul tariful afișat.
- Descarcă documentul din contul tău. Certificatul este un fișier PDF semnat electronic de ONRC. Pentru varianta de bază, generarea durează de regulă câteva minute.
Nu ai nevoie de semnătură electronică pentru a cere certificatul. Semnătura electronică este a ONRC și se află în documentul pe care îl primești.
Varianta clasică: la oficiul registrului comerțului
Dacă preferi, poți cere certificatul la oricare oficiu al registrului comerțului de pe lângă tribunale, completând o cerere de furnizare de informații. Tariful rămâne 30 de lei. Solicitările se pot trimite și prin poștă, caz în care se adaugă costurile de expediere.
Cât este valabil
Certificatul constatator nu are o dată de expirare scrisă pe el. Arată însă situația firmei la data emiterii, așa că instituțiile cer un document recent. În practică, băncile și notarii acceptă de regulă certificate emise cu cel mult 30 de zile înainte, iar la unele proceduri de achiziție termenul poate fi mai scurt. Regula care contează este cea a instituției care ți-l cere, deci verifică înainte de a-l comanda.
Un sfat practic: comandă certificatul cât mai aproape de data depunerii. Dacă între timp firma își schimbă sediul, administratorul sau activitățile, certificatul vechi nu mai reflectă realitatea, oricât de nou ar fi.
Certificatul constatator și actualizarea la CAEN Rev. 3
În 2026, certificatul constatator a devenit și cel mai simplu mod de a verifica dacă obiectul de activitate a fost transpus în noua clasificare CAEN Rev. 3. Termenul de actualizare pentru profesioniștii înregistrați înainte de 1 ianuarie 2025 a fost 25 septembrie 2026. Dacă în certificat apar încă coduri vechi, actualizarea nu a fost făcută. De la 26 septembrie 2026, instituțiile publice lucrează doar cu versiunea Rev. 3.
Întrebări frecvente
Poate cere oricine un certificat constatator pentru o firmă?
Da. Informațiile din registrul comerțului sunt publice, așa că poți obține certificatul constatator pentru propria firmă, dar și pentru un partener, un furnizor sau un client pe care vrei să-l verifici.
Ce valoare are varianta tipărită?
Valoarea juridică o are fișierul PDF semnat electronic. Când îl trimiți unei instituții, trimite fișierul original, nemodificat, ca semnătura să poată fi verificată. O copie tipărită poate fi cerută separat, dar nu mai permite verificarea semnăturii electronice.
Cât durează eliberarea online?
Pentru certificatul de bază, de regulă câteva minute după plată. Unele tipuri speciale pot necesita un timp mai lung de procesare.
Pot obține certificatul pentru un PFA?
Da. PFA-urile, întreprinderile individuale și cele familiale sunt înregistrate în registrul comerțului, deci se poate emite certificat constatator și pentru ele.
Certificatul arată și datoriile firmei?
Nu. Pentru obligațiile fiscale îți trebuie certificatul de atestare fiscală, emis de ANAF. Certificatul constatator arată datele din registrul comerțului.
Care e diferența dintre certificatul constatator și un raport de informații?
Certificatul constatator este documentul oficial pe care îl cer instituțiile. Rapoartele de informații, cum e cel cu istoricul firmei, sunt utile pentru analiză și verificări, dar nu îl înlocuiesc acolo unde se cere explicit certificat.