Ghidul de mai jos explică ce conține fișierul, cine are obligația, cum se stabilesc termenele și unde apar cel mai des problemele.
Pe scurt: ce este declarația SAF-T
Fișierul standard de control fiscal (SAF-T, Standard Audit File for Tax) este un fișier XML cu structură fixă, construit după modelul recomandat de OCDE. Se transmite la ANAF prin declarația informativă D406.
Nu plătești nimic pe baza lui. Nu calculezi niciun impozit. Doar raportezi. Dar ceea ce raportezi trebuie să se lege perfect de restul declarațiilor, pentru că verificările încrucișate sunt automate.
Ce date conține fișierul
Structura D406 are patru blocuri mari:
- Antetul – datele de identificare ale firmei, perioada raportată, tipul declarației.
- Nomenclatoarele – planul de conturi folosit, lista clienților și a furnizorilor, produsele și serviciile, codurile de taxe.
- Registrul general – toate înregistrările contabile din perioadă, la nivel de notă contabilă.
- Documentele sursă – facturile de vânzare, facturile de achiziție și plățile.
Mișcările de stocuri și tranzacțiile cu active au regim separat. Activele se raportează o dată pe an, la termenul situațiilor financiare, iar stocurile doar atunci când ANAF le cere expres, cu un termen de cel puțin 30 de zile pentru pregătire.
Ce firme au obligația în 2026
După trei etape de implementare, cu marii contribuabili în 2022, contribuabilii mijlocii în 2023 și contribuabilii mici în 2025, obligația acoperă acum aproape toate persoanele juridice care țin contabilitate în partidă dublă. Aici intră SRL-urile și SA-urile, indiferent de cifra de afaceri, cooperativele, sediile permanente ale firmelor străine și nerezidenții înregistrați în România în scopuri de TVA.
Microîntreprinderile nu au un regim aparte. Un SRL cu un singur angajat și câteva facturi pe lună depune D406 exact ca un distribuitor cu mii de documente, doar că fișierul lui e mult mai mic.
Excepțiile, grupate pe categorii
Nu au obligația de a depune fișierul SAF-T:
- persoanele fizice care desfășoară activități economice: PFA, întreprinderi individuale, întreprinderi familiale, asociații familiale;
- profesiile liberale, inclusiv avocații, notarii, cabinetele medicale individuale și practicienii în insolvență, indiferent de forma de organizare;
- instituțiile publice și autoritățile administrative;
- organizațiile fără scop patrimonial, asociațiile de proprietari și cultele, cu condiția să țină contabilitatea în partidă simplă;
- firmele cu activitatea suspendată temporar, dar numai pentru perioada suspendării.
Un caz care generează des confuzii: firma inactivă „de fapt”, dar nesuspendată oficial. Ea nu beneficiază de scutire. Lipsa tranzacțiilor nu elimină obligația de raportare.
Calendarul de depunere
Frecvența raportării se aliniază la perioada fiscală de TVA. Cine depune decont lunar raportează lunar. Cine depune decont trimestrial raportează trimestrial. Firmele neplătitoare de TVA și cele cu perioadă fiscală semestrială sau anuală raportează tot trimestrial.
Termenul standard este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei. Dacă acea zi este nelucrătoare, termenul trece automat în prima zi lucrătoare.
Pentru ultima parte a lui 2026, datele sunt următoarele:
- raportarea pentru august 2026 se depune până la 30 septembrie 2026;
- raportarea pentru septembrie 2026 și cea pentru trimestrul III se depun până la 2 noiembrie 2026;
- raportarea pentru octombrie 2026 se depune până la 2 decembrie 2026, din cauza celor două zile libere de 30 noiembrie și 1 decembrie;
- raportarea pentru noiembrie 2026 se depune până la 31 decembrie 2026;
- raportarea pentru decembrie 2026 și cea pentru trimestrul IV se depun până la 1 februarie 2027.
Secțiunea Active pentru anul 2026 va avea termenul situațiilor financiare anuale din 2027.
Sancțiuni: ce riscă o firmă
Pentru nedepunerea D406 la termen, amenda este între 1.000 și 5.000 lei. Pentru un fișier depus cu date incorecte sau incomplete, amenda este între 500 și 1.500 lei. Sumele sunt aceleași pentru toate categoriile de contribuabili.
Legea lasă totuși loc de corectură. O firmă care își retransmite fișierul corectat până la termenul următoarei raportări nu este sancționată pentru erorile din varianta inițială.
În 2025, contribuabilii mici au avut perioade de grație, între 2 și 6 luni pentru raportările lunare și 3 luni pentru prima raportare trimestrială. Acestea s-au epuizat. În 2026 nu mai există toleranță.
Greșelile care apar cel mai des
Din experiența practică, fișierele respinse sau cu inconsecvențe au de obicei aceleași cauze.
Nomenclatorul de taxe neactualizat. După modificarea cotelor de TVA din august 2025, la 21% și 11%, codurile vechi rămase active în program pot produce neconcordanțe între D406 și D300.
Parteneri incompleți. Clienți fără cod fiscal sau cu date de identificare greșite, mai ales persoane fizice introduse în grabă la facturare.
Plăți fără legătură cu factura. Încasările și plățile trebuie să poată fi puse în corespondență cu documentele pe care le sting.
Conturi analitice nemapate. Planul de conturi al firmei trebuie asociat corect cu conturile din structura SAF-T, altfel validarea eșuează.
Diferențe față de e-Factura. ANAF are deja facturile din sistemul național. O factură prezentă acolo și lipsă din D406, sau invers, e un semnal clar.
Verificări rapide înainte de depunere
- Balanța este închisă, iar soldurile sunt reconciliate cu extrasele bancare.
- Jurnalele de vânzări și cumpărări se potrivesc cu decontul de TVA.
- Toate facturile din e-Factura pentru perioadă sunt înregistrate în contabilitate.
- XML-ul generat trece validarea DUKIntegrator fără erori.
- PDF-ul semnat cu certificat calificat nu depășește 500 MB.
- Recipisa de depunere de pe e-guvernare.ro sau din serviciul ANAF este salvată la dosar.
FAQ – declarația 406
Cine semnează declarația SAF-T?
Reprezentantul legal al firmei sau o persoană împuternicită, de regulă contabilul, folosind un certificat digital calificat.
Ce se întâmplă dacă descopăr o eroare după depunere?
Retransmiți fișierul corectat. Dacă o faci până la termenul următoarei declarații D406, nu se aplică amenda pentru depunere incorectă.
O firmă nou înființată depune SAF-T din prima lună?
Obligația se raportează la perioada fiscală de TVA sau, pentru neplătitori, la trimestru. Dacă firma ține contabilitate în partidă dublă și nu intră în excepții, raportează începând cu prima perioadă în care există ca persoană juridică.
SAF-T se depune și pentru perioada în care firma este în lichidare?
Lichidarea nu apare printre excepțiile stabilite de ANAF, deci obligația rămâne până la radiere. Cazurile concrete merită discutate cu lichidatorul și contabilul.
Fișierul poate fi generat din orice program de contabilitate?
Din majoritatea programelor folosite în România, da, prin module dedicate. Important este ca exportul să respecte ultima schemă publicată de ANAF și să treacă validarea oficială.