În loc de o listă seacă, am organizat ghidul pe întrebările reale pe care și le pune un administrator de SRL: pot să-mi cumpăr laptop pe firmă, ce fac cu mașina, cum procedez cu mesele cu clienții, ce se întâmplă cu cadourile pentru angajați.
Înainte de orice: pe ce regim e firma ta?
Dacă nu știi răspunsul, restul articolului contează mai puțin decât crezi.
O microîntreprindere plătește în 2026 impozit de 1% pe venituri. Cota de 3% a dispărut, plafonul a scăzut la 100.000 de euro, iar firma trebuie în continuare să aibă cel puțin un salariat. Pentru că impozitul se calculează pe încasări, cheltuielile nu îl reduc. O factură în plus nu scade cu nimic suma plătită la stat.
Un SRL plătitor de impozit pe profit plătește 16% din diferența dintre venituri și cheltuielile deductibile. Aici fiecare cheltuială contează: 10.000 de lei deductibili înseamnă 1.600 de lei impozit în minus.
Există și o zonă gri. Cheltuielile unei microîntreprinderi reduc totuși profitul contabil, adică suma din care se pot distribui dividende. Iar dividendele se impozitează în 2026 cu 16%. Așa că o cheltuială justificată are un efect indirect și la micro. Nu uita nici de trecerea forțată: dacă micro depășește 100.000 de euro în timpul anului, intră la impozit pe profit din trimestrul respectiv.
Testul celor trei întrebări
Înainte să treci o cheltuială pe firmă, întreabă-te:
- Ar fi cheltuit firma banii ăștia dacă eu, ca persoană, n-aș avea nevoie de lucrul respectiv?
- Am document pe numele firmei, cu codul ei fiscal?
- Pot arăta, peste doi ani, că bunul sau serviciul a fost folosit în activitate?
Dacă răspunsul e „da” la toate, ești pe teren sigur pentru regula generală. Apoi verifici dacă nu cumva cheltuiala are un plafon special.
Situații concrete, explicate pe rând
„Vreau să cumpăr un laptop sau un telefon pe firmă”
Vestea bună a anului. Din 25 februarie 2026, un bun devine mijloc fix abia de la 5.000 de lei în sus (pragul era 2.500 de lei). Tot ce cumperi sub această valoare se trece integral pe cheltuieli în momentul în care îl folosești. Un telefon de 3.800 de lei sau un monitor de 2.900 de lei nu se mai amortizează pe ani întregi.
Peste 5.000 de lei, bunul se deduce treptat prin amortizare. Echipamentele cumpărate înainte de 2026 cu valori între 2.500 și 5.000 de lei rămân pe amortizare până la final.
Condiția e aceeași ca întotdeauna: laptopul trebuie folosit pentru firmă. Tableta cumpărată pentru copil nu devine cheltuială de business pentru că a fost facturată pe SRL.
„Am o mașină pe firmă”
Aici se câștigă și se pierd cei mai mulți bani. Regulile sunt două și merg în paralel.
Cheltuielile de funcționare – combustibil, service, anvelope, asigurări, ITP, rovinietă, dobânzi la leasing – se deduc 50% dacă mașina (maximum 9 locuri, sub 3,5 tone) nu e folosită exclusiv pentru activitate. Dacă poți dovedi utilizarea exclusivă prin foi de parcurs cu scopul fiecărui drum, deduci 100%.
Amortizarea are plafon separat: 1.500 de lei pe lună pe mașină, indiferent dacă o folosești exclusiv sau nu. Să luăm un SUV de 180.000 de lei amortizat în 5 ani: 3.000 de lei pe lună, din care deduci 1.500. Pe 60 de luni, înseamnă 90.000 de lei care nu reduc impozitul.
Unele activități scapă de aceste limite: taxi, închirieri auto, școli de șoferi, curierat, vehiculele agenților de vânzări și altele prevăzute expres de lege.
Și un detaliu pe care mulți îl ratează: limitarea de 50% se aplică și la TVA-ul de la achiziție și de la cheltuielile cu mașina.
„Iau des clienți la masă”
Mesele de afaceri, cadourile pentru parteneri, cafeaua și dulciurile servite la birou în întâlniri cu terții sunt protocol. Limita de deducere este 2% dintr-o bază formată din profitul contabil plus cheltuiala cu impozitul pe profit plus chiar protocolul.
Pe cifre: profit contabil 80.000 de lei, impozit pe profit 13.500 de lei, protocol 6.500 de lei. Baza e 100.000 de lei, limita e 2.000 de lei. Restul de 4.500 de lei plătiți pe restaurante nu se deduc.
Iar dacă firma e pe pierdere, limita este zero. Nimic din protocol nu se mai deduce în acel an.
„Vreau să le fac cadouri angajaților”
Cadourile de sărbători pentru angajați și copiii lor, ajutoarele de naștere, deces sau boală, decontarea creșei și alte beneficii sociale prevăzute în regulamentul intern intră la cheltuieli sociale. Limita e 5% din cheltuielile cu salariile.
O firmă cu 5 angajați și un fond anual de salarii de 400.000 de lei are un plafon de 20.000 de lei. Pentru cadourile de până la 300 de lei pe angajat, la Crăciun, Paște, 1 iunie și 8 martie, nu se datorează nici taxe salariale.
„Le dau angajaților tichete de masă”
Complet separat de plafonul de 5%. Tichetele de masă sunt deductibile integral, la o valoare maximă de 45 de lei pe zi lucrată. Proiectul de ordin al Ministerului Muncii pentru perioada care începe în octombrie 2026 păstrează același nivel, pentru că indexarea nu poate coborî valoarea sub cea anterioară.
„Plec în delegație”
Transportul și cazarea se deduc integral cu documente. Diurna, doar până la un plafon: 57,5 lei pe zi pentru deplasările în țară și de 2,5 ori baremul stabilit pentru fiecare țară în cazul celor externe. Lunar, totalul nu poate depăși trei salarii de bază. Dacă dai 100 de lei diurnă pe zi în țară, 42,5 lei se taxează ca salariu.
Pentru administratorul fără contract de muncă sau mandat plătit, deplasarea trebuie oricum justificată cu ordin de deplasare și documente de cheltuieli.
„Lucrez de acasă, sediul e în apartament”
Poți deduce o parte din utilități și întreținere, dar doar proporțional cu suprafața pusă la dispoziția firmei prin contract de comodat sau de închiriere. Dacă firma folosește o cameră de 15 mp dintr-un apartament de 75 mp, deduci 20% din facturile comune. Chiria plătită către o persoană fizică presupune ca proprietarul să declare venitul la ANAF.
„Vreau să sponsorizez un club sau o asociație”
Sponsorizarea nu se trece pe cheltuieli deductibile. Mecanismul e altul: suma se scade direct din impozitul pe profit, în limita celei mai mici dintre 0,75% din cifra de afaceri și 20% din impozitul datorat. Beneficiarul trebuie să apară în registrul ținut de ANAF pentru entitățile care pot primi astfel de sume. Microîntreprinderile au un mecanism asemănător, raportat la impozitul pe venit.
„Plătesc pensie privată și abonament medical pentru echipă”
Deductibile, fiecare categorie în limita a 400 de euro pe an pentru fiecare angajat.
Tabel rapid: ce se deduce și cât
| Cheltuială | Deductibilitate în 2026 | Ce trebuie să ai |
|---|---|---|
| Salarii și contribuții | Integral | Contract de muncă, stat de plată |
| Tichete de masă | Integral, maximum 45 lei/zi lucrată | Pontaj, regulament intern |
| Chirie, utilități | Integral (proporțional dacă sediul e acasă) | Contract, facturi pe firmă |
| Servicii de la terți | Integral | Contract, factură, livrabil |
| Echipamente sub 5.000 lei | Integral, la darea în folosință | Factură, proces-verbal |
| Echipamente de la 5.000 lei | Prin amortizare | Factură, fișa mijlocului fix |
| Autoturism – funcționare | 50% sau 100% cu utilizare exclusivă dovedită | Foi de parcurs |
| Autoturism – amortizare | Maximum 1.500 lei/lună | Fișa mijlocului fix |
| Protocol | 2% din profitul ajustat | Factură, scopul întâlnirii |
| Cheltuieli sociale | 5% din fondul de salarii | Regulament intern sau contract colectiv |
| Diurnă internă | Maximum 57,5 lei/zi | Ordin de deplasare |
| Pensii facultative, asigurări medicale | 400 euro/an/angajat, pe fiecare categorie | Contract cu furnizor autorizat |
| Sponsorizare | Credit fiscal: min(0,75% din CA, 20% din impozit) | Contract, beneficiar în registrul ANAF |
| Amenzi, penalități | Nedeductibile | – |
| Cheltuieli personale | Nedeductibile | – |
Ce nu merge, oricât ai insista
Amenzile de circulație ale mașinii firmei, penalitățile de întârziere la taxe, vacanța cu familia facturată ca „team building” fără angajați prezenți, hainele obișnuite, cumpărăturile de la hipermarket pentru casă. Toate se pot plăti din contul firmei, dar se adaugă înapoi la calculul impozitului. Mai mult, cele personale pot fi considerate avantaje în natură ale asociatului, cu taxele de rigoare.
Tot aici intră serviciile fictive sau nedovedite: consultanță, management, marketing fără niciun rezultat concret pe hârtie. E categoria pe care ANAF o urmărește cel mai atent la verificări.
Două schimbări din 2026 care te pot afecta
Prima e pozitivă: pragul mijloacelor fixe urcat la 5.000 de lei, despre care am vorbit mai sus. Scade birocrația și aduce deducerea mai repede.
A doua ține de firmele din grupuri internaționale. O limitare introdusă pentru deducerea serviciilor de management, consultanță și drepturi de proprietate intelectuală cumpărate de la entități afiliate din străinătate a fost eliminată la începutul anului. Aceste cheltuieli se tratează din nou după regulile generale, cu condiția ca prețul să fie la nivel de piață.
Întrebări frecvente
Dacă am micro, mai are rost să colectez facturi?
Da. Chiar dacă nu scad impozitul de 1%, cheltuielile reale reduc profitul contabil și suma impozitată la distribuirea dividendelor. În plus, dacă treci peste plafon în cursul anului, devin imediat relevante pentru impozitul pe profit.
Combustibilul se deduce integral?
Doar dacă demonstrezi că mașina e folosită exclusiv pentru firmă, cu foi de parcurs detaliate. Altfel, 50%.
Pot cumpăra mobilier pentru biroul de acasă pe firmă?
Da, dacă spațiul e pus la dispoziția firmei printr-un contract și mobilierul e folosit acolo. Sub 5.000 de lei per bun, se trece direct pe cheltuieli.
Ce se întâmplă dacă depășesc limita de protocol?
Nimic ilegal, doar că partea peste limită devine nedeductibilă și se adaugă la profitul impozabil.
Bonurile fiscale fără codul firmei sunt valabile?
Pentru o deducere sigură, bonul trebuie să aibă codul fiscal al firmei. Pentru sumele mai mari, cere factură.