Ghidul de mai jos ia pe rând toate cele trei etape. Nu e complicat. Doar că fiecare pas are un moment anume în care trebuie făcut, iar ordinea contează.
Ce este, de fapt, codul de TVA intracomunitar
În România nu există un „număr intracomunitar” separat de codul fiscal. Codul de TVA valabil în relația cu firmele din Uniunea Europeană este chiar CUI-ul firmei, precedat de prefixul RO. O firmă cu CUI 12345678 va avea, după înregistrare, codul RO12345678.
Diferența o face statutul din spatele acestui prefix. Există două situații:
- Firma este plătitoare de TVA (înregistrare normală). Codul cu prefix RO este valabil automat și pentru operațiunile cu parteneri din UE. Nu mai ai nimic de cerut separat.
- Firma nu este plătitoare de TVA (SRL sub plafon, PFA, întreprindere individuală, profesie liberală). Pentru a lucra cu parteneri din UE în anumite situații, ai nevoie de o înregistrare specială în scopuri de TVA, cunoscută în practică drept „codul special de TVA”. Te identifică în sistemul european, dar nu te transformă în plătitor de TVA obișnuit și nu îți dă drept de deducere.
Când ești obligat să ceri codul special
Dacă nu ești plătitor de TVA, înregistrarea specială devine obligatorie, înainte de operațiune, în patru cazuri:
- Cumperi bunuri din alte state UE, iar valoarea cumulată a achizițiilor depășește 10.000 euro pe an, adică 34.000 lei la cursul fix folosit pentru acest plafon. Plafonul se urmărește pe anul calendaristic curent și pe cel anterior. Mijloacele de transport noi și produsele accizabile intră în altă logică și se taxează în România indiferent de plafon.
- Cumperi servicii de la un prestator din UE pentru care tu, ca beneficiar, datorezi TVA-ul în România. Aici nu există plafon: un abonament de software de 20 de euro pe lună facturat din Irlanda te obligă la fel ca un contract de consultanță de 20.000 de euro.
- Prestezi servicii către o firmă din alt stat membru, iar locul prestării este la client (regula generală în relația dintre firme). Din nou, fără plafon.
- Aplici regimul special pentru agricultori și depășești plafonul de achiziții intracomunitare.
Situația care prinde cei mai mulți antreprenori pe picior greșit este a doua. Facturile de la platforme de publicitate, găzduire, programe de design sau aplicații de facturare vin adesea dintr-un stat UE, iar cine plătește cu cardul firmei nu se gândește că a „importat” un serviciu.
Cum obții codul special de TVA, pas cu pas
1. Semnătura electronică și Spațiul Privat Virtual
Cererea se depune online, prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al firmei, pe site-ul ANAF. Ai nevoie de un certificat digital calificat (semnătură electronică) și de contul SPV activat pentru persoana juridică, nu doar pentru administrator ca persoană fizică. Dacă lucrezi cu un contabil, el poate depune în numele firmei, pe baza împuternicirii înregistrate la ANAF.
2. Formularul 700
Solicitarea se face prin Declarația 700, „Declarație pentru înregistrarea/modificarea în mediu electronic a datelor de identificare”. Formularul are o secțiune dedicată înregistrării în scopuri de TVA pentru achiziții intracomunitare și servicii. Bifezi tipul operațiunii (achiziții de bunuri peste plafon, servicii primite, servicii prestate), completezi data de la care soliciți înregistrarea și semnezi electronic.
Descarcă mereu ultima versiune a formularului de pe portalul ANAF. Modelul a fost actualizat la începutul lui 2026, iar versiunile salvate pe calculator de acum un an sau doi pot fi respinse la validare.
3. Documentele justificative
Unele administrații fiscale cer dovezi că operațiunea există sau urmează să existe: o ofertă, o factură proformă, un contract cu partenerul extern. Merită să le ai pregătite, scanate, înainte să trimiți declarația.
4. Verificarea înregistrării
După ce un inspector procesează declarația, înregistrarea apare în vectorul fiscal al firmei și în evidențele publice ale ANAF. De regulă durează câteva zile lucrătoare, dar nu te baza pe o dată exactă. Depune cererea din timp, nu în ziua în care furnizorul îți cere codul.
Un detaliu important: codul special este valabil de la data solicitării înregistrării. Dacă ai depășit plafonul la bunuri, înregistrarea obligatorie rămâne valabilă cel puțin până la sfârșitul anului calendaristic următor. Anularea se poate cere abia după acest interval, dacă nu ai mai depășit plafonul nici în anul curent, nici în cel precedent.
Cum verifici un cod de TVA pe VIES
VIES (VAT Information Exchange System) este sistemul Comisiei Europene prin care orice firmă poate afla dacă un cod de TVA dintr-un stat membru este valid pentru operațiuni intracomunitare. Nu e o bază de date separată. VIES interoghează în timp real bazele de date ale administrațiilor fiscale naționale.
Verificarea propriu-zisă
- Intră pe pagina VIES a Comisiei Europene.
- Alege statul membru al partenerului din listă.
- Introdu numărul de TVA fără prefixul de țară (pentru România, doar cifrele CUI).
- Opțional, completează la „solicitant” propriul tău cod de TVA. Așa primești un număr de consultare, util ca dovadă la un eventual control.
- Apasă pe „Verificare” și citește rezultatul.
Un răspuns valid afișează confirmarea și, pentru majoritatea statelor, denumirea și adresa firmei. Un răspuns invalid poate însemna că numărul nu există, că firma nu e înregistrată pentru operațiuni intracomunitare sau că înregistrarea nu a fost încă finalizată.
Ce faci dacă propriul cod apare invalid
Se întâmplă des în primele zile după înregistrare. Verifică întâi în registrele ANAF că înregistrarea a fost operată. Dacă ANAF arată codul activ, dar VIES tot nu îl confirmă după câteva zile, contactează administrația fiscală de care ține firma. Până atunci, nu comunica furnizorilor un cod pe care ei nu îl pot valida, pentru că îți vor factura cu TVA-ul țării lor.
Salvează sau printează rezultatul fiecărei verificări pentru partenerii noi. Comisia Europeană recomandă explicit păstrarea acestor dovezi pentru controalele fiscale.
Cum plătești TVA-ul pentru operațiunile intracomunitare
Aici drumurile se despart în funcție de statutul firmei.
Dacă nu ești plătitor de TVA
Pentru bunurile cumpărate peste plafon și pentru serviciile primite de la prestatori din UE, datorezi TVA în România, la cota standard de 21% (în vigoare din 1 august 2025), aplicată la valoarea facturii convertită în lei. Furnizorul îți facturează fără TVA, cu mențiunea de taxare inversă, iar tu calculezi și plătești taxa.
Obligațiile lunare arată așa:
- Declarația 301 (decontul special de TVA): se depune doar pentru lunile în care ai avut astfel de operațiuni, până pe 25 inclusiv a lunii următoare.
- Declarația 390 (declarația recapitulativă VIES): tot până pe 25 a lunii următoare, pentru lunile cu achiziții sau prestări intracomunitare.
- Plata TVA-ului: până la același termen, 25 a lunii următoare.
Conversia în lei se face la cursul BNR valabil la data exigibilității, iar suma trebuie să fie identică în Declarația 301 și în Declarația 390. Diferențele de curs între cele două formulare sunt una dintre cele mai frecvente cauze ale notificărilor de neconcordanță.
Să luăm un exemplu. Un PFA neplătitor de TVA primește în martie o factură de 500 de euro de la o agenție de marketing din Spania. Presupunând un curs BNR de 5,0 lei, baza este 2.500 lei, iar TVA-ul datorat în România, 525 lei. Până pe 25 aprilie depune Declarația 301 și Declarația 390 și plătește cei 525 lei. TVA-ul nu se recuperează: pentru o firmă neplătitoare, e un cost.
Dacă ești plătitor de TVA
Pentru plătitori, mecanismul este taxarea inversă. TVA-ul aferent achiziției intracomunitare apare în Declarația 300 atât ca taxă colectată, cât și ca taxă deductibilă, în aceeași lună. Dacă ai drept de deducere integral, efectul net este zero și nu plătești nimic suplimentar pentru acea operațiune. Declarația 390 se depune în paralel, până pe 25 a lunii următoare.
TVA-ul devine exigibil la data emiterii facturii, dacă aceasta vine în primele 15 zile ale lunii următoare livrării, sau pe 15 a lunii următoare, dacă factura întârzie. Avansurile nu generează exigibilitate decât dacă furnizorul emite factură pentru ele.
Atenție la perioada fiscală. Firmele care depun decont trimestrial trec pe lunar în trimestrul în care fac o achiziție intracomunitară de bunuri, iar schimbarea se comunică la ANAF tot prin Declarația 700.
Unde și cum se face plata
TVA-ul se plătește prin ordin de plată, în contul de TVA al trezoreriei de care aparține firma. Lista conturilor IBAN se găsește pe site-ul ANAF, la secțiunea dedicată plății obligațiilor fiscale, pe fiecare județ și trezorerie operativă. Contul corect pentru TVA conține în structură codul bugetar 20A100101 și se termină în XTVA.
Pe ordinul de plată trec obligatoriu codul fiscal al firmei tale și, la explicații, perioada pentru care plătești (de exemplu, „TVA martie 2026, D301”). Întârzierea costă: se calculează dobânzi de 0,02% pe zi și penalități de întârziere de 0,01% pe zi, la care se pot adăuga amenzi pentru nedepunerea declarațiilor.
Întrebări frecvente
Pot cumpăra bunuri din UE fără cod de TVA, dacă sunt sub 10.000 de euro?
Da. Sub plafon, furnizorul îți facturează cu TVA-ul din țara lui, iar tu nu depui Declarația 301 sau Declarația 390 pentru acele bunuri. Poți opta totuși pentru taxarea în România, dar opțiunea te leagă pentru cel puțin doi ani calendaristici.
Am cod special pentru servicii. Îl pot da și furnizorului de bunuri?
Doar dacă asumi consecința. Comunicarea codului de TVA către un furnizor de bunuri din UE este tratată ca opțiune pentru taxarea achiziției în România, chiar dacă ești sub plafon. Vei datora TVA în România și vei depune declarațiile aferente.
Codul special mă face plătitor de TVA?
Nu. Nu colectezi TVA la vânzările din România și nu deduci TVA la cumpărături. Plafonul de scutire pentru întreprinderile mici este, din septembrie 2025, de 395.000 lei cifră de afaceri anuală, iar codul special nu schimbă acest statut.
Depun Declarația 301 în fiecare lună?
Nu. Doar în lunile în care ai avut operațiuni pentru care datorezi TVA în România.
Cât de des ar trebui să verific partenerii pe VIES?
La începutul colaborării și periodic după aceea, mai ales înainte de facturi mari. Un cod poate fi invalidat oricând, iar o factură emisă fără TVA către un cod invalid poate fi reîncadrată la control.