Declarația nu mai este acel formular pe care toate firmele îl depuneau anual. Este un document care se leagă de momentele în care se schimbă cine deține și cine controlează firma. Iar amenzile pentru nedepunere pornesc de la 5.000 de lei.
Pe cine privește obligația
Declarația de beneficiar real o depun persoanele juridice înmatriculate la Registrul Comerțului: SRL-urile, societățile pe acțiuni, societățile în nume colectiv și în comandită, precum și celelalte entități cu personalitate juridică din registru. Nu contează mărimea firmei, cifra de afaceri sau faptul că are un singur asociat.
Societățile cu capital de stat, regiile autonome și companiile naționale au fost multă vreme scutite. Scutirea a dispărut, așa că în 2026 și ele declară beneficiarii reali la Oficiul Național al Registrului Comerțului.
Nu depun declarație PFA-urile, întreprinderile individuale și cele familiale, pentru că nu au personalitate juridică.
Semnătura pe declarație aparține reprezentantului legal. În practică, administratorul. El declară pe proprie răspundere cine sunt beneficiarii reali, deci el răspunde pentru corectitudinea datelor.
Cum îți dai seama cine e beneficiarul real al firmei
Întrebarea de bază este simplă: ce persoană fizică se află, până la capăt, în spatele firmei? Dacă asociații sunt oameni, răspunsul e de obicei evident. Dacă printre asociați există o altă societate, trebuie urmărit lanțul până la persoanele fizice care o dețin.
Criteriul principal este deținerea a peste 25% din părțile sociale, din acțiuni sau din drepturile de vot, direct ori indirect. Controlul se poate exercita însă și altfel decât prin procente. Un asociat cu 10% care, printr-un acord, decide cine este administrator și cum se votează în adunarea generală poate fi, la fel de bine, beneficiar real.
La firmele unde nicio persoană nu depășește pragul și nu există un control identificabil, se declară persoana cu funcție de conducere, adică administratorul.
Câteva exemple rapide:
- SRL cu asociat unic: asociatul este beneficiar real.
- SRL cu doi asociați la 50%: amândoi sunt beneficiari reali.
- SRL cu un asociat la 80% și unul la 20%, fără alte înțelegeri: doar primul trece de prag.
- SRL deținut 100% de o altă firmă românească: beneficiarii reali sunt persoanele fizice care controlează firma-mamă.
Calendarul real al obligației
Înființarea
La înmatriculare, datele beneficiarilor reali trebuie să intre în Registrul beneficiarilor reali. Nu e obligatoriu un formular separat. Dacă actul constitutiv cuprinde datele de identificare ale beneficiarilor reali și modul în care se exercită controlul, obligația se consideră îndeplinită. Dacă actul constitutiv nu le conține, declarația se atașează la dosarul de înmatriculare.
Orice schimbare, în 15 zile
Pe parcursul vieții firmei, declarația se depune de fiecare dată când se modifică beneficiarul real sau datele lui de identificare. Termenul este de 15 zile de la data modificării.
Revenind la exemplul de la început: după cesiune, asociatul rămas deține 100%. Beneficiarul real s-a schimbat, deci trebuie depusă declarația actualizată. Aici există o scurtătură. Dacă actul modificator depus pentru cesiune include datele beneficiarilor reali și este însoțit de actul constitutiv actualizat, nu mai e nevoie de o declarație separată. Dacă actul modificator nu le include, declarația se depune distinct.
Și invers: când se schimbă doar datele beneficiarului real, fără nicio altă modificare la firmă, nu se întocmește act modificator. Se depune cererea împreună cu declarația pe proprie răspundere.
Iată și schimbările mărunte care declanșează termenul, deși par să nu aibă legătură cu firma:
- beneficiarul real își mută domiciliul;
- își schimbă cartea de identitate, deci seria și numărul;
- obține altă cetățenie sau renunță la una.
Declarația anuală, pentru o categorie restrânsă
Obligația anuală a rămas în vigoare doar pentru firmele care au acționari din jurisdicții necooperante fiscal, din jurisdicții cu risc ridicat de spălare a banilor sau finanțare a terorismului ori din jurisdicții monitorizate de organismele internaționale. Oficiul Național pentru Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor publică listele actualizate ale acestor jurisdicții.
Dacă firma ta se află în această situație, declarația anuală se depune în 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale, pe lângă declarațiile de la fiecare modificare. Dacă asociații tăi sunt din România sau din alte state ale Uniunii Europene, nu te afli în această categorie.
Atenție la un lucru: termenul de 1 octombrie, pe care mulți îl mai pomenesc, a fost unul excepțional, din 2021. În 2026 nu există o dată fixă, valabilă pentru toate firmele.
Documentele și căile de depunere
Declarația cuprinde, pentru fiecare beneficiar real, numele și prenumele, data nașterii, codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, cetățenia și domiciliul sau reședința. Tot în declarație se arată cum anume își exercită persoana controlul asupra firmei.
Formularele tip și ghidul de completare sunt disponibile pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului.
Pentru depunere ai mai multe opțiuni. Administratorul poate da declarația direct în fața funcționarului de la oficiul registrului comerțului unde este înmatriculată firma. Dacă trimite pe altcineva, declarația trebuie să aibă dată certă, dată de notar sau atestată de avocat. Online, se poate transmite prin portalul Registrului Comerțului sau pe e-mail, cu semnătură electronică calificată. Mai rămâne varianta prin poștă sau curier.
Cât costă o întârziere
Nedepunerea declarației, fie la modificare, fie anual acolo unde e cazul, se amendează cu 5.000 până la 10.000 de lei. După amendă, firma mai are 30 de zile să depună declarația. Dacă nici atunci nu o face, tribunalul poate dispune dizolvarea societății, la cererea Registrului Comerțului sau a oricărei persoane interesate.
Pentru o firmă mică, dizolvarea înseamnă mult mai mult decât amenda: conturi blocate, contracte care nu mai pot fi executate, o procedură de lichidare de care nimeni nu avea nevoie. Toate acestea pentru un formular de două pagini.
Separat de amendă, datele false trecute în declarație atrag răspunderea penală a celui care a semnat-o.
Asociații, fundații și fundații
Pentru ONG-uri regulile sunt diferite. Asociațiile și fundațiile își declară beneficiarii reali la Ministerul Justiției, care ține un registru separat. Cele constituite și conduse exclusiv de persoane fizice, la care beneficiarii reali sunt chiar cei din statut, nu mai depun declarație, iar registrul se completează din oficiu. Nici pentru ONG-uri nu mai există obligație anuală. Declarația se depune la modificări, iar potrivit informațiilor Ministerului Justiției, termenul este de 30 de zile de la data modificării.
Fiduciile și construcțiile juridice similare declară beneficiarii reali la ANAF.
Cine are acces la aceste date
Începând cu 26 mai 2025, datele din registrele beneficiarilor reali nu mai pot fi consultate de oricine. Cine vrea să le vadă trebuie să dovedească un interes legitim, să depună cererea online pe portalul Registrului Comerțului, cu documente justificative, și să plătească tariful. Autoritățile și entitățile care au obligații de verificare a clienților, cum ar fi băncile, contabilii sau avocații, au acces în continuare pentru aceste verificări. Prin urmare, banca poate cere firmei tale să îi confirme beneficiarul real și va compara răspunsul cu ce apare în registru.
Întrebări frecvente
Am uitat să depun declarația după o cesiune de părți sociale din primăvară. Ce fac acum?
Depune-o cât mai repede. Termenul de 15 zile a trecut, deci există riscul unei amenzi, dar o declarație depusă înainte de un control reduce problema. Nedepusă deloc, după amendă poate duce și la dizolvare.
Administratorul care nu e asociat trebuie trecut ca beneficiar real?
De regulă, nu, dacă asociații trec de pragul de 25% sau controlează firma în alt mod. Administratorul se declară ca beneficiar real doar atunci când nu poate fi identificată nicio persoană care deține sau controlează firma.
Firma are un asociat din Germania. Depun anual?
Nu. Declarația anuală privește doar acționarii din jurisdicțiile necooperante, cu risc ridicat sau monitorizate, conform listelor publicate. Un asociat dintr-un stat membru al Uniunii Europene nu intră aici.
Este suficient actul constitutiv la înființare?
Da, dacă în el sunt trecute datele de identificare ale beneficiarilor reali și modul în care se exercită controlul. Altfel, declarația se depune separat în dosarul de înmatriculare.
Pot vedea cine e beneficiarul real al unui partener de afaceri?
Da, dar numai dacă demonstrezi un interes legitim, de exemplu printr-un contract sau o negociere în curs, și plătești tariful cerut de Registrul Comerțului.